Skip to content

Nowelizacja Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Jakie zmiany od 1 listopada 2015 r.?

 

  Po kilku latach oczekiwania na zmiany w polskim prawie archiwalnym Sejm uchwalił nowelizację Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Została ona podpisana przez Prezydenta RP 3 kwietnia 2015 r., wejdzie w życie po upływie sześciu miesięcy od jej opublikowania w Dzienniku Ustaw, a więc 1 listopada 2015 roku.

Na stronie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych pojawiły się główne zadania stawiane wprowadzanej nowelizacji, są to m.in.:

  • ułatwienie gromadzenia, zarządzania i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej, w tym elektronicznego załatwiania spraw, oraz uproszczenie zasad postępowania z dokumentacją w przypadku współistnienia dokumentacji w postaci elektronicznej i w postaci papierowej;
  • uproszczenie zasad gromadzenia i zarządzania dokumentacją powstającą w związku z wykonywaniem zadań z zakresu obronności i bezpieczeństwa, poprzez likwidację archiwów wyodrębnionych w komórkach organizacyjnych znajdujących się podmiotach publicznych, które zajmują się ww. zadaniami, w związku z liberalizacją przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych;
  • uporządkowanie podstaw prawnych do wydania aktów wewnętrznych, takich jak instrukcje kancelaryjne, archiwalne, czy wykazy akt oraz uporządkowanie trybu ich wprowadzenia;
  • umożliwienie organom jednostek samorządu terytorialnego wprowadzania w jednostkach podległych lub nadzorowanych przepisów regulujących sferę kancelaryjną oraz kwestie organizacji i funkcjonowania archiwów tych jednostek – obecnie każda samorządowa jednostka organizacyjna musi te zagadnienia regulować samodzielnie;
  • umożliwienie wykonywania czynności kontrolnych w zakresie postępowania z dokumentacją, w tym ich przeprowadzania niezależnie od właściwości miejscowej archiwum państwowego;
  • uporządkowanie przepisów dotyczących statusu pracowników archiwów państwowych i Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych;
  • unormowanie kompetencji organizatorskich ministra kultury i dziedzictwa narodowego w stosunku do archiwów państwowych, tak aby mógł on nie tylko tworzyć i likwidować te jednostki, ale też je łączyć;
  • stworzenie podstawy prawnej dla regulacji w odniesieniu do materiałów archiwalnych przejmowanych przez archiwa państwowe od niepaństwowych jednostek organizacyjnych, z uwagi na rosnące znaczenie społeczne tych jednostek oraz wartość wytwarzanej przez nie dokumentacji jako źródła wiedzy historycznej w przyszłości;
  • umożliwienie wspierania ze środków publicznych działalności archiwalnej prowadzonej przez organizacje pożytku publicznego[1].

Jakie zmiany w praktyce niesie ze sobą nowelizacja? Warto pokrótce prześledzić tekst obowiązujący i przyszłe zmiany. Duże zmiany przynoszą uregulowania zawarte w rozdziale drugim, w którym m.in.: doprecyzowano, iż dokumentacja trafia do właściwego archiwum państwowego niezwłocznie po 25 latach od jej wytworzenia. W przypadku likwidacji jednostki wytwarzającej materiały archiwalne trafiają one niezwłocznie do właściwego archiwum, materiały niearchiwalne przejmuje sukcesobiorca. W przypadku nieprzekazania materiałów do archiwum dokonuje tego jednostka nadrzędna dla instytucji likwidowanej.

Wprowadzone zostaną również w przyszłości przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego nowe normatywy, wśród nich: metody kwalifikowania i klasyfikowania dokumentacji, wzór jednolitego rzeczowego wykazu akt, szczegółowy tryb przekazywania materiałów do archiwów państwowych czy szczegółowy tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej.

Ustawa zezwala na stosowanie przez jednostki wytwarzające materiały archiwalne systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją do wykonywania czynności kancelaryjnych, zachowywania przebiegu załatwiania sprawy, gromadzenia i tworzenia dokumentacji elektronicznej.

Zmiany przewidują, iż do zadań wykonywanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych dołączy popularyzacja wiedzy o archiwach i archiwaliach, prowadzenie działalności wydawniczej oraz wykonywanie zadań z zakresu informatyzacji podległych mu archiwów państwowych.

Ustawa umożliwia również prowadzenie nadzoru państwowej służby archiwalnej nad wszystkimi instytucjami, które przechowują materiały archiwalne. Pozwala zatem na nadzorowanie bibliotek, muzeów i innych instytucji przechowujących archiwalia. Jest to niewątpliwie jedna z najważniejszych zmian, jakie niesie ze sobą nowelizacja ustawy, a w Polsce może wywołać bardzo dużo „napięć” między instytucjami.

Należy podkreślić, iż archiwiści oczekiwali zmian, a przynosi je przedstawiana nowelizacja. Czytelnikowi zostawiam do rozważenia, czy wprowadzone          modyfikacje okażą się dobre, czy jednak nietrafione. Tekst ustawy ze zmianami dostępny w Internetowym Systemie Aktów Prawnych: http://isap.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU19830380173

[1] Cele zacytowane z komunikatu Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych z dnia 8 kwietnia 2015 roku, http://www.archiwa.gov.pl/pl/strona-glowna/63-aktualnosci/4474-prezydent-rp-podpisa-nowelizacj-ustawy-archiwalnej.html